Редакционная информационная заметка. Это объяснение темы, а не сообщение о новом событии.
Полезно заранее назвать объём, формат результата, этапы согласования, сроки и способ оплаты. Письменная фиксация снижает число разночтений, но не заменяет соблюдение местных правовых требований.
Составьте краткое техническое задание и отдельно отметьте критерии готовности. Не передавайте чувствительные данные без проверки стороны и безопасного канала.